在日本开展事业 全流程 /不以经营管理签证为前提的创业指南

日本での起業に関する情報
在日本开展事业的全部流程|并非以经营管理签证为前提的创业指南|金荣国际行政书士事务所
面向外国人的日本创业指南

在日本开展事业,全19个步骤。

成立公司本身并不是终点。真正重要的是在开业前逐一理清”在日本由谁来负责实际运营””是否需要许可审批””税务、社保、合同由谁来管理”。本页并非以经营管理签证的取得流程为出发点,而是以行政书士的实务视角,将从事业构想梳理到开业后持续运营的全过程作为一条主线加以整理。

全19个步骤 从构想到开业后运营
4个阶段 设计/设立/体制整备/启动
3种路径 法人设立优先/海外先行验证/分公司模式
我们的立场

经营管理签证的取得流程,与事业能否成立的流程,是两回事。

网络上关于”外国人 日本 创业”的信息,大多是围绕经营管理签证的取得来撰写的。在留资格固然是在日本开展活动的入口,十分重要,但仅凭这一点并不能让事业成立。本所将签证的取得视为其中一个环节,同时以市场调查、销售渠道设计、招聘、运营体系搭建、税务劳务运营等”能够持续经营下去的流程”为核心进行梳理。

以签证为导向的创业信息

核心是”能否取得在留资格”

  • 注册资本要求
  • 事务所的独立性与形式要件
  • 申请材料的准备
  • 在留资格审查能否通过

多由士业人士发布,内容容易偏向申请、要件、手续本身。

以事业为导向的创业信息

核心是”事业能否持续”

  • 客户、提供的价值、盈利模式
  • 对日本市场的适应与销售渠道
  • 招聘与实务运营体系
  • 取得许可审批后的持续运营

面向日本人的创业信息、各行业开业信息,往往在实务层面更详细。

本所的立场:本指南并不以取得签证为终点。我们将市场调查、进入方式的确定、运营体制的设计、收支计划、法人设立·税务·社保、营业准备,直至开业后的运营,作为一个完整流程加以呈现。在留资格的议题,是其中的一个组成部分。
阶段01 — 构想·设计

在成立公司之前,先设计好事业本身

法人形式、许可审批、税务、合同、招聘——这一切都取决于”提供什么、面向谁、如何提供”先被确定下来。如果这一点含糊不清,后续的所有环节都会跟着摇摆。

STEP 01–02

事业内容与合法性

明确提供什么、如何提供/在日本法律上将如何被认定。

STEP 03–04

事业形式与实务体制

决定是股份公司还是合同公司、在日本由谁来负责实务。

STEP 05–06

资金计划与公司设计

制定收支计划,确定商号、注册资本、董事体制。

STEP 07–08

据点与资本设计

确保办公场所,设计出资与汇款路径。

01
FOUNDATION

事业构想的梳理

首先要具体化在日本要做什么、怎么做。这一点若含糊不清,后续的法人形式、许可审批、税务、合同、招聘、营业等所有环节都会随之摇摆。

需要梳理的项目
  • 商品·服务的内容
  • 客户是谁(法人/个人/在日外国人/海外)
  • 收入来源
  • 提供方式(线上/线下/门店/配送)
  • 由谁来提供服务
  • 初期费用
  • 开始产生收入的时间
这一阶段应确定的事项:是否真的有必要在日本成立公司/能否以海外法人身份先行试运营/日本法人与海外法人之间的分工
02
LEGAL CHECK

在日本开展事业的合法性确认

确认该事业在日本法律上将如何被对待。事先核查是否需要许可审批、是否需要配置资质人员、是否需要设置负责人、是否存在标示规制等。

容易需要许可审批的行业

餐饮店/住宿/人才中介·派遣/不动产中介/建筑/旅游/旧货经营/金融相关/医疗相关/酒类销售/仓储·运输

不需要许可审批但仍需合规应对的行业

电商/在线课程/SaaS/咨询/营销支持/进口销售/媒体运营

事先不确认就会有风险的事项:办公场所不满足许可标准/公司经营目的条款表述不充分/缺少必要资质人员/没有居住在日本的负责人
03
STRUCTURE

在日本的事业形式决定

主要选项有股份公司、合同公司、外国公司在日分公司,以及不设立日本法人、仅以业务委托方式合作这4种。

适合股份公司的情形

重视信用度/考虑未来引入投资/重视与日本企业的交易/计划正式开展招聘

适合合同公司的情形

希望控制初期成本/从小规模起步/希望由经营者主导灵活运营

日本分公司适合以海外总公司为主体在日本展开业务、不打算让日本法人独立核算、首先想设置一个据点功能的情形。

这一阶段应确定的事项:股东是谁/代表人是谁/在日本由谁来做决策/利润留存在哪里/未来增资或股权转让的方针
04
CRITICAL

由谁在日本负责实务的设计

这是最关键的一点。如果不申请经营管理签证,若不明确在日本国内由谁来执行实务,事业就无法启动。

可设想的体制
  • 安排居住在日本的代表董事
  • 招聘居住在日本的员工
  • 委托日本的外包方负责营业·管理
  • 委托士业·BPO处理后台事务
  • 委托仓储·物流·客户对接
常见的失败:只成立了公司,却没有人在日本负责运营/代表对业务内容并不了解/总公司与日方的权限划分含糊/印章、汇款、合同审批迟缓导致现场无法运转
05
FINANCE

收支·资金计划的制定

在公司成立之前,至少应制定一年的收支计划。包括初期费用清单、月度固定费用、销售预测、资金周转表、损益计划等一整套内容。

初期费用举例

设立·登记·章程认证费用/专业人士报酬/押金礼金·装修费用/电脑·网络环境/网站制作/许可审批申请费用/招聘费用

固定费用举例

房租/人工费用/社会保险费/税理士报酬/会计软件/通信费/广告费/外包费用/仓储费/保险费

资金计划中重要的事项:在零收入的情况下能撑多少个月/资金注入的时机/来自海外母公司的是借款还是出资/汇率波动的影响/垫付报销规则
06
DESIGN

公司基本设计

确定商号、总部所在地、经营目的、注册资本、股东、董事、营业年度、公告方式、印章方针、审批权限。

尤其重要的几点
  • 商号:同一地址不能使用相同商号。需注意与他公司商标是否过于相似。也可考虑设定英文名称。
  • 经营目的:需将目前从事的事业一项不漏地写入。许可审批行业需注意用词表述。也可考虑纳入未来可能涉足的相关事业。
  • 注册资本:金额过低会在信用方面不利,也会影响许可审批中的资产要求。
  • 董事体制:谁来承担法律责任/谁来负责日常运营/仅靠居住在海外的董事能否使实务正常运转。
07
LOCATION

办公场所·店铺·据点的确保

即便是线上事业,办公地址在对外信用及银行审核方面也很重要。可比较租赁办公室、共享办公室、联合办公空间、店铺物业、仓库、虚拟办公室等选项。

确认事项
  • 是否可用于法人登记
  • 是否可用于许可审批
  • 能否收取邮件
  • 外国法人·外国人能否签约
  • 担保人·担保公司的条件
  • 退租恢复原状的条件
各行业需特别注意的事项:餐饮=厨房·通风·消防/人才中介=独立空间/建筑·旧货=营业场所属性/电商=仓库·退货地址/物流=装卸条件
08
CAPITAL

出资·汇款·注册资本设计

设计资金如何注入,包括个人出资、来自海外法人的出资、借款、多股东出资等方式。

实务上重要的事项
  • 能够说明资金来源
  • 能够妥善证明设立时的出资到位情况
  • 不要混淆总公司垫付与个人垫付
  • 不要让董事借款过多堆积
阶段02 — 法人设立

制定章程、完成登记,整备到可正常运营的状态

设计方案确定后,终于进入将法人正式落地的阶段。即便登记完成,也并不意味着事业就能启动。整备到能够实际运转的状态,才是”设立”的真正范围。

09
INCORPORATION

章程制定与法人设立

股份公司的情形
  • 制定章程草案
  • 整理发起人信息
  • 公证人认证
  • 注册资本缴付
  • 提交登记申请
  • 登记完成
合同公司的情形
  • 制定章程草案
  • 出资履行
  • 提交登记申请
  • 登记完成
可能需要的材料
  • 发起人的身份证明材料
  • 海外地址证明材料
  • 签字证明等
  • 委托书
  • 董事就任承诺书
  • 出资缴付证明书
登记完成后需取得的材料:登记事项全部证明书/印鉴证明书/法人番号
10
INFRASTRUCTURE

设立后的基础设施整备

公司成立后,需整备到可正常运营的状态。包括法人印章、银行账户、电话号码、邮箱域名、网站、发票·合同格式、会计软件等一整套内容。

实务上重要的事项:尽早着手开设银行账户/准备好说明公司业务内容的资料/没有网站有时会在银行及客户审核中处于不利地位/确定电子签名的授权人
阶段03 — 申报·体制整备

整备税务、社会保险、许可审批与合同

这一阶段是决定开业后是否会出问题的最大关口。带有期限的各类申报会集中出现,一旦拖延就容易陷入混乱。

11
TAX

税务申报

法人设立后,需向税务局及地方政府提交申报。

主要申报事项
  • 法人设立申报书
  • 蓝色申报核准申请书
  • 工资支付事务所等开设申报书
  • 预扣所得税相关申报
  • 消费税相关申报
  • 向都道府县·市区町村提交的法人设立申报
需考虑的事项:是否成为消费税纳税义务人/是否进行发票登记/是否存在需预扣税款的报酬/如何处理与海外总公司之间的交易。由于各地方政府的期限与格式不尽相同,尽早委托税理士处理会更稳妥。
12
LABOR

社会保险·劳动保险手续

法人原则上属于社会保险的适用对象。在发放董事报酬或雇用员工时尤为重要。

社会保险的主要手续

新规适用申报/被保险人资格取得申报/被扶养人申报

劳动保险的主要手续

劳灾保险成立申报/雇用保险适用事业所设置申报/被保险人资格取得申报

需要整备的内容:劳动合同书/劳动条件告知书/就业规则/薪酬规定/考勤管理方式/是否需要36协定
13
LICENSING

许可审批的取得

如果属于需许可审批的行业,这一步将是开始营业的前提。需先确定许可审批的种类,在满足要件的基础上向行政机关提出申请,经过现场核查或补正后取得许可。

事先应确认的事项
  • 是否必须在法人设立后才能申请
  • 代表人是否存在丧失资格的事由
  • 外国籍人士能否担任负责人
  • 是否需要相关实务经验
  • 是否存在财产要求或营业保证金要求
14
CONTRACTS

合同·使用条款·内部体制整备

在开始营业前,需制定法律及实务层面的各项规则。代表性的内容包括交易基本合同书、业务委托合同书、保密协议、使用条款、隐私政策、特定商业交易法标示等。

线上事业尤其需要:个人信息保护应对/Cookie使用说明/付费订阅条件/解约条件/退款条件/咨询窗口的标示
15
FINANCE OPS

银行·会计·开票体制整备

银行·会计

开设法人账户/设置网银及海外汇款功能/设定汇款审批权限/选定会计软件/设定会计科目及结算日/凭证保存及垫付报销规则

开票

发票格式/收款账户管理/应收账款管理/逾期未收账款的应对/电商业务需引入支付代理服务

存在海外总公司的情形:与总公司账目的区分/整理特许权使用费及业务委托费用/核实转让定价及预扣税相关问题/统一月度报告格式
16
TEAM

招聘或外包体制整备

若选择招聘,需从明确招聘岗位开始,依次设计雇用条件、确定招聘渠道、设计面试流程、准备入职手续。若选择外包,则需通过合同明确业务范围、交付成果、信息管理、是否允许再委托、支付条件等内容。

容易优先外包的领域
  • 财务
  • 工资核算
  • 总务
  • 翻译
  • 网站制作
  • 广告投放
  • 客户支持
  • 销售预约获取
阶段04 — 启动·运营

开始营业,并以可持续的体制运转下去

真正的目标并非”成立了公司”,而是能够持续经营下去。从获客准备到开业后的持续运营,都需要提前做好规划。

17
GO-TO-MARKET

获客·营业准备

在开始营业前,需做好销售方面的准备。包括明确目标客户、制作提案资料和价目表、上线网站、设计咨询入口、整理营业名单等。

面向企业客户(BtoB)的情形

公司简介/服务资料/提案书模板/签约流程/洽谈后的跟进体制

面向个人客户(BtoC)的情形

广告引流路径/申请表单/常见问题(FAQ)/客户对接/退款规则

18
LAUNCH

正式开始营业

至此才真正开始实际营业。开始前需确认许可审批、合同文件、开票体制、银行账户、客户对接人员、交付流程、税务与社保等最低限度的条件是否已经齐备。

开始后应立即着手的事项
  • 回顾首笔合同的内容
  • 调整客户对接流程
  • 核对预算与实际成本之间的差异
  • 管理收款情况、核对月度试算表
  • 及早察觉问题与投诉
19
ONGOING

开业后的持续运营

事业开始后真正重要的,并不是成立了公司这件事本身,而是能否持续运营下去。需要持续进行记账、纳税、缴纳社会保险、许可审批更新、合同·劳务·客户管理、资金周转管理,直至决算与申报等一系列工作。

现场笔记

实务中尤其容易卡壳的5个要点

这些是本所在接受咨询过程中反复出现的问题点。

01

没有人在日本负责运营

如果不申请经营管理签证,这往往会成为最大的难题。即便成立了公司,如果没有人负责实务运营,事业就会陷入停滞。

02

银行账户开设

涉及外国人或海外股东的公司,审核往往会更为谨慎,所需时间可能超出预期。

03

事先未核实许可审批要件

不少情况是在签订办公场所租约之后,才发现”这个地址无法取得许可”。

04

把税务·社保的处理往后拖

如果等到开业后才集中处理,容易出现逾期或陷入混乱。

05

总公司与日本法人之间的费用关系含糊不清

垫付、开票、汇款、特许权使用费等若不及时理清,日后容易在税务上引发问题。

三种路径

适合您的现实路径

对于来日前、或不打算长期在日居留却想在日本拥有公司的情形,实务上通常可分为以下三种路径。

A

成立日本法人,由日方负责运营

正式拓展型
  1. 事业内容确认
  2. 许可审批确认
  3. 确保日方代表·运营负责人
  4. 公司设计
  5. 确保办公场所
  6. 完成设立
  7. 税务·社保·许可审批
  8. 在日方启动营业
B

先从海外进行测试,日本法人后续再成立

验证先行型
  1. 日本市场调研
  2. 开拓合作伙伴
  3. 验证销售可行性
  4. 视情况成立日本法人
  5. 正式投入
C

日本分公司或日本代理商模式

据点·委托型
  1. 以海外总公司为主体进行设计
  2. 确保日方销售·运营委托方
  3. 视需要设立分公司或法人
  4. 整备许可审批与合同体制
  5. 启动营业
启动之前

最后应确认的事项

您真正需要了解的,并不仅仅是”如何成立公司”这一流程,而是以下这5点。

  • 01您本人将在日本做什么
  • 02在日本由谁负责日常运营
  • 03该事业是否需要许可审批
  • 04是否需要日本法人,还是分公司即可满足需求
  • 05税务·社保·合同由谁来管理

从梳理事业构想开始,与我们一起推进吧。

金荣国际行政书士事务所不仅协助取得在留资格,还从市场调查、进入方式的确定,到许可审批的必要性核实、法人设计、章程制定、设立后的各项申报,全程支持您将其打造成真正可持续的事业。欢迎先从了解您的事业内容开始。

申请免费咨询

本文仅为一般性信息提供,并非针对个别案件的法律意见。所需手续会因行业、事业内容及在留资格状况而异,具体推进方式请向本所进行个别咨询。